Política de Protección de datos Personales ABDALA HNOS SAS La presente política de protección de Datos Personales, regula la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de Datos personales, realizado por la sociedad ABDALA HNOS S.A.S En adelante “RESPONSABLE” de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutarias 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, y en los que resulte aplicables en concordancia con la Ley 1266 del 2008 relativa al manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
1. Información del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales La empresa responsable del Tratamiento de los Datos Personales es: - Razón Social: ABDALA HNOS SAS. - Domicilio: SAN JOSE DE CUCUTA - Dirección: CC Y DE NEGOCIOS VENTURA PLAZA LC 2 109 - Correo Electrónico: abdalahnoltda@hotmail.com - Teléfono: 6075503167
2. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales Los Datos Personales son recolectados, almacenados, Organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por ABDALA HNOS SAS , de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según la finalidad para la cual fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en el punto 7 de la presente Política. El tratamiento realizado por EL RESPONSABLE se realizara por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de tratamiento. No obstante, EL RESPONSABLE conservara por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales.
2.1 Tratamiento de Datos sensible En el tratamiento de Datos sensibles, EL RESPONSABLE observara estrictamente las limitaciones y obligaciones, por lo tanto en caso de realizar tratamiento de Datos sensibles, EL RESPONSABLE se asegurara de:
a) Obtener consentimiento expreso del Titular b) Informar al Titular que por tratarse de Datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. c) Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que será objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento. 2.2 Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y adolescentes
El tratamiento de Datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública que realice EL RESPONSABLE cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos: a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Cumplido los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
2.3 Video Vigilancia En las instalaciones del RESPONSABLE se encuentran instaladas cámaras de video vigilancia. La información recolectada por medio de las cámaras es utilizada para fines de seguridad de las oficinas, los bienes y las personas presentes en las instalaciones del RESPONSABLE.
3. Derechos de los Titulares De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el decreto 1377 de 2013, en lo que resulte aplicable en concordancia con la Ley 1266 del 2008 y demás normativa aplicable, el Titular de los Datos Personales, tiene los siguientes Derechos:<.p>
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos personales frente a EL RESPONSABLE, en su calidad del responsable del tratamiento, Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE en su calidad del responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamentes, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen) c) Ser informado por EL RESPONSABLE previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado los mecanismos de consulta y/o reclamo dispuestos por EL RESPONSABLE.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de Datos personal cuando en el tratamiento no se respeten, los principios, derechos, y garantías constitucionales y legales, La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que el en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a los Datos personales que haya sido objeto de tratamiento por EL RESPONSABLE Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá de acreditar su identidad en forma suficiente b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
4. Obligaciones del RESPONSABLE cuando actué como Responsable o Fuente del Tratamiento de Datos Personales a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento e) Garantizar que la información que se suministre al encargado o operador del tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al encargado u operador del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar la pertinente al encargado u operador del Tratamiento. h) Suministrar al encargado u operador del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley i) Exigir al encargado u operador del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al encargado u operador del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos n) Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al encargado u operador del Tratamiento. o) Certificar, semestralmente al encargado u operador del Tratamiento que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la presente Ley.
p) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. q) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de industria y Comercio. 5. Obligaciones de ABDALA HNOS SAS cuando actué como Encargado u Operador del Tratamiento de Datos Personales a) Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente Ley. d) Actualizar la información reportada por los responsables de los Tratamientos dentro de los cinco (5) días hábiles contador partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares g) Registrar en la base de Datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente Ley. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ellas. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de industria y Comercio.
6. Finalidades del Tratamiento. Las finalidades del tratamiento de Datos personales realizado por ABDALA HNOS SAS, son las siguientes: 6.1 Datos personales de los Clientes a) Desarrollo de propuestas comerciales de servicios ofrecidos por ABDALA HNOS SAS b) Realización y ejecución de contrato de prestación de servicios celebrados entre EL RESPONSABLE y sus clientes. c) Servicio al cliente y mercadeo d) Realizar trámites de facturación de servicios prestado por EL RESPONSABLE a sus clientes. e) Gestionar él envió de bienes y servicios al cliente por parte de EL RESPONSABLE o sus proveedores. f) Gestionar él envió de ofertas comerciales y publicaciones de los productos y servicios de ABDALA HNOS SAS o sus proveedores y mantenerle informado de nuestros eventos publicitarios. Por evento publicitario se entienda aquella actividad desplegada por ABDALA HNOS SAS, sus proveedores y aliados estratégicos con el fin de incentivar las ventas de sus productos y servicios y las visitas a sus establecimientos o actividades que se programen fuera de los mismos. g) Permitir a nuestros clientes, la participación en los eventos promocionales de nuestro calendario comercial. h) Hacer seguimiento a las inquietudes, sugerencias e inconformidades de nuestros clientes y facilitar mecanismos para solucionarlas. i) Fines estadísticos para mejora del servicio. 6.2 Datos Personales de los proveedores a) Realizar procesos de negociación, elección y vinculación de proveedores b) Realizar consignaciones y pagos por servicios prestados por proveedores 6.3 Datos Personales de Participantes en Procesos de Selección y Empleados a) Realizar proceso de selección, vinculación y desvinculación de personal b) Celebrar el contrato de trabajo correspondiente entre el Titular y EL RESPONSABLE en caso de ser escogido.
c) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de EL RESPONSABLE, tales como: afiliación al sistema de seguridad social y pago de aportes afiliación a la caja de compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, certificado de ingresos y retenciones, certificados laborales solicitados por el Titular y/o cualquier información requerida por una entidad o autoridad Nacional que requiera datos personales, conforme con las normas vigentes. d) Realizar los pagos de nómina en la cuenta bancaria que señale el Titular e) De ser el caso, para la contratación de seguros de vida y de gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con EL RESPONSABLE f) Para notificar a familiares en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de EL RESPONSABLE Adicionalmente EL RESPONSABLE suministrara datos personales a las compañías vinculadas a ABDALA HNOS SAS como matrices y filiales ubicadas en Colombia o cualquier otro País conforme con las disposiciones contenidas en el punto 8 de la presente política 7. Transferencia y transmisión de Datos personales En la transferencia y transmisión de Datos Personales, ABDALA HNOS SAS, cumplirá con las siguientes reglas:
7.1 Transferencia de Datos personales La Transferencia de datos personales a Países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos se encuentra prohibida. No obstante lo anterior ABDALA HNOS SAS podrá realizar transferencia de datos cuando: a) El Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia b) Se realice intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública. c) Se realicen transferencias bancarias o bursátiles, conforme con la legislación que resulte aplicable. d) Se realicen transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad e) Se realicen Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
f) Se realicen transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial 7.2 Transmisión de Datos Personales
En la Transmisión de Datos Personales que realice el ABDALA HNOS SAS como responsable del tratamiento, este cumplirá con las disposiciones establecidas en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 en lo relativo al contrato de transmisión de datos personales que celebre con los encargados del tratamiento.
8. Área Responsable de la atención de Peticiones, Consultas y Reclamos La Administración de ABDALA HNOS SAS será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los datos personales, objeto del Tratamiento por ABDALA HNOS SAS
9. Procedimiento para ejercer los Derechos del Titular de los Datos
9.1 Procedimiento para acceso y de consulta
El Titular de los datos Personales o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el punto 4, podrán consultar la información que repose en la base de datos de ABDALA HNOS SAS para lo cual deberán de formular la correspondiente petición, al correo electrónico abdalahnoltda@hotmail.com o mediante radicado físico en el CC Y DE NEGOCIOS VENTURA PLAZA LC 2 109– Cúcuta Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular, cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, Revocatoria de la autorización o para presentar reclamo El titular o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el punto 4, que consideren que la información contenida en las bases de datos de ABDALA HNOS SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentar un reclamo ante ABDALA HNOS SAS, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulara mediante al correo electrónico abdalahnoltda@hotmail.com o mediante radicado físico en la CC Y DE NEGOCIOS VENTURA PLAZA LC 2 109– Cúcuta b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. La solicitud debe contener la siguiente información;
i. La identificación del Titular ii. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto) iii. Los documentos que acrediten la identidad del titular o la representación de su representante iv. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos v. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo vi. Los documentos que se quieren hacer valer vii. Firma, número de identificación y huella viii. Radicación en original
c) Si el reclamo resulta incompleto ABDALA HNOS SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. d) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado. e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 10. Supresión de Datos El titular tiene el derecho, en todo momento a solicitar a ABDALA HNOS SAS la supresión (eliminación) de sus datos personales, cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratado conforme a los principios. Deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las complementan o modifiquen. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, base de daros o Tratamientos realizados por ABDALA HNOS SAS
El derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ABDALA HNOS SAS b) La supresión de los datos personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos personales serán necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 11. Revocatoria de la Autorización El Titular de los Datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. 12. Seguridad de la Información En desarrollo del principio de seguridad ABDALA HNOS SAS ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables, para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y ABDALA HNOS SAS no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional, no obstante lo anterior ABDALA HNOS SAS no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales. 13. Vigencia de la Política La política rige a partir del 01 de enero de 2022, por regla general el término de las autorizaciones sobre uso de datos personales se entienda por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
